一、建賬、賬套數(shù)據(jù)初始化

新設(shè)企業(yè)建賬，一般無(wú)需錄入初始數(shù)據(jù)

建賬及賬套數(shù)據(jù)初始化流程：

1）研究熟悉企業(yè)所處行業(yè)并了解會(huì)計(jì)核算要求

小微企業(yè)會(huì)計(jì)應(yīng)對(duì)其供職企業(yè)所處行業(yè)有所了解，對(duì)會(huì)計(jì)核算要求有所了解，并把了解到的信息明確下來(lái)。比如，企業(yè)是商貿(mào)企業(yè)還是制造業(yè)？是否需要做倉(cāng)庫(kù)賬？每月需要提供哪些報(bào)表？這些報(bào)表哪些是會(huì)計(jì)軟件能直接輸出的、哪些是需要加工整理的？等等。

2）選擇并購(gòu)買會(huì)計(jì)軟件：

一般來(lái)說(shuō)，各種商品化財(cái)務(wù)軟件都能滿足小微企業(yè)會(huì)計(jì)核算的要求。選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，建議考慮以下因素：一是盡量選擇會(huì)計(jì)人員熟悉的軟件和國(guó)內(nèi)知名廠商開(kāi)發(fā)的軟件；二是選擇的會(huì)計(jì)軟件最起碼要具有總賬系統(tǒng)和報(bào)表系統(tǒng)功能，工業(yè)、商業(yè)、建筑等行業(yè)最好增加進(jìn)銷存系統(tǒng)功能；三是要考慮選擇單機(jī)版還是網(wǎng)絡(luò)版（局域網(wǎng)），若會(huì)計(jì)人員較多，有相對(duì)明確分工，則建議選用網(wǎng)絡(luò)版；四是要考慮軟件價(jià)格是否符合企業(yè)預(yù)算。

3）建立賬套、確定賬套基礎(chǔ)信息

企業(yè)在確定核算要求并購(gòu)買軟件以后，需安裝并熟悉軟件，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行建賬操作，修改賬套名稱、選擇適用會(huì)計(jì)準(zhǔn)則（小企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則）、確定會(huì)計(jì)核算起始月份、確定科目級(jí)次、授權(quán)賬套使用人員等等。

4）建立、修改會(huì)計(jì)科目，添加輔助核算項(xiàng)目

建立、修改會(huì)計(jì)科目的原則：一級(jí)科目原則上不新設(shè)、不刪除，以免影響賬簿、報(bào)表的輸出。個(gè)別科目如庫(kù)存商品、生產(chǎn)成本等，可以根據(jù)《小企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》的規(guī)定進(jìn)行修改；二級(jí)以下科目除應(yīng)交稅金下設(shè)科目外，可以增刪、修改，建議嚴(yán)格按準(zhǔn)則規(guī)定處理；科目級(jí)次盡量少設(shè)，設(shè)2-3個(gè)級(jí)次即可，一級(jí)編碼4位，系統(tǒng)設(shè)定，二級(jí)、三級(jí)編碼可設(shè)3位；添加輔助核算需在基礎(chǔ)信息完善的基礎(chǔ)上添加，否則后續(xù)會(huì)計(jì)工作極為不便。

5）錄入賬套初始數(shù)據(jù)，含期初余額及本年發(fā)生額

新設(shè)企業(yè)建賬無(wú)需錄入初始數(shù)據(jù)。老企業(yè)中途重新建賬則需要錄入初始數(shù)據(jù)。具體方法及流程如下：首先，使用電子表格整理前期數(shù)據(jù)，將上月報(bào)表、總賬、明細(xì)賬、期末數(shù)據(jù)錄入電子表格；其次，將當(dāng)年各科目累計(jì)發(fā)生額錄入電子表格，以便輸出后期利潤(rùn)表等；第三，核對(duì)電子表格數(shù)據(jù)，不一致須查明原因，到一致為止；第四，將整理無(wú)誤的數(shù)據(jù)錄入會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)

6）對(duì)初始數(shù)據(jù)進(jìn)行審核、試算平衡

使用軟件自有功能，對(duì)上一步驟錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核、試算平衡。如試算不平衡，需重新核對(duì)、錄入數(shù)據(jù)，如試算平衡，則可進(jìn)入下一步。

7）結(jié)束初始化，進(jìn)入日常記賬狀態(tài)

初始數(shù)據(jù)試算平衡后，即可結(jié)束初始化，進(jìn)入日常記賬狀態(tài)。在此狀態(tài)下，無(wú)法再對(duì)初始數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

二、憑證錄入、憑證審核

（一）憑證錄入

憑證錄入是使用會(huì)計(jì)軟件做賬時(shí)最主要的工作。憑證錄入需使用兩方面的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和技巧：一是會(huì)計(jì)方面，二是軟件和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，兩方面缺一不可。

錄入憑證需要注意：

1）哪些憑證先錄、哪些憑證后錄，需有所講究，不能隨意，一般是按出納移交的單據(jù)次序錄入，以方便和出納對(duì)賬；

2）沒(méi)有出納的情況下，可按業(yè)務(wù)循環(huán)及業(yè)務(wù)類型歸類集中、連續(xù)錄入，如連續(xù)錄入銷售發(fā)票記賬聯(lián)，等等；

3）憑證錄入時(shí)，過(guò)粗或過(guò)細(xì)均不可取，如將數(shù)十份消費(fèi)單據(jù)集中錄入一張記賬憑證，或者將一筆業(yè)務(wù)中的每張單據(jù)分別錄一張記賬憑證。可按業(yè)務(wù)循環(huán)及業(yè)務(wù)類型，適當(dāng)集中、連續(xù)錄入。

（二）憑證審核

憑證錄入完成后，需由另一人對(duì)憑證進(jìn)行審核，以合理保證憑證錄入的正確性。如企業(yè)只有一名會(huì)計(jì)，則會(huì)計(jì)應(yīng)自行審核。審核的方法為：

1）錄入完成后，按憑證擺放次序?qū)φ哲浖^(guò)一遍；

2）檢查科目余額表，看有無(wú)余額異?？颇?，有異常的應(yīng)檢查憑證是否錄對(duì)；

3）檢查利潤(rùn)表，看成本和收入是否倒掛，如倒掛應(yīng)重點(diǎn)檢查收入、成本數(shù)據(jù)是否錄入正確；

4）核對(duì)納稅申報(bào)表、增值稅專用發(fā)票認(rèn)證通知書、銷售發(fā)票匯總表等數(shù)據(jù)，看與當(dāng)期銷售收入、采購(gòu)進(jìn)貨的數(shù)據(jù)是否一致。

三、結(jié)轉(zhuǎn)損益、結(jié)賬

1）月末自動(dòng)生成折舊憑證、匯兌損益憑證；

會(huì)計(jì)軟件能根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定，自動(dòng)計(jì)提折舊、結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益。需注意，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)提設(shè)計(jì)的前提是正確建立并設(shè)置固定資產(chǎn)卡片；系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益的前提是每次錄入外幣業(yè)務(wù)時(shí)要選用正確的匯率，同時(shí)，需在系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益是對(duì)當(dāng)月匯率進(jìn)行修改。

2）期末自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)損益

月末，系統(tǒng)自動(dòng)將收入、成本（主營(yíng)業(yè)務(wù)成本）、費(fèi)用等損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤(rùn)”科目，收入、成本、費(fèi)用等科目一般情況下無(wú)余額。需要注意，“生產(chǎn)成本”等科目不屬于損益類科目。

3）過(guò)賬（記賬）和期末結(jié)賬

在手工賬中，會(huì)計(jì)錄入記賬憑證后，還需要跟進(jìn)記賬憑證逐筆登記明細(xì)賬和總賬，這個(gè)過(guò)程叫做過(guò)賬（記賬）。在電腦賬中，會(huì)計(jì)錄入記賬憑證后，系統(tǒng)及自動(dòng)過(guò)賬，當(dāng)期的明細(xì)賬、總賬就有了，無(wú)需特別操作。

期末結(jié)賬：月末在錄入憑證、審核憑證并結(jié)轉(zhuǎn)損益后，需要結(jié)賬。結(jié)賬后即無(wú)法再對(duì)當(dāng)期的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行修改。在友商網(wǎng)在線會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，未結(jié)賬的情況下可以錄入下一期的記賬憑證；結(jié)賬后可以反結(jié)賬，對(duì)上一期的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

四、輸出會(huì)計(jì)報(bào)表以及對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的補(bǔ)充、調(diào)整

1）資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表的生成

會(huì)計(jì)軟件能自動(dòng)輸出資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表。如果能合理保證憑證錄入的正確性，則資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表是不會(huì)出錯(cuò)的，無(wú)需人工調(diào)整。

2）對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的補(bǔ)充、調(diào)整

為更明細(xì)地反應(yīng)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，可以根據(jù)企業(yè)管理的需要，對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，比如，提供分部門的收入、成本、費(fèi)用明細(xì)表，等等。

五、現(xiàn)金流量表的編制

1）使用會(huì)計(jì)軟件編制現(xiàn)金流量表

現(xiàn)金流量表一般按年度編制，在一般情況下并不需要提供?，F(xiàn)金流量表較復(fù)雜，如果要使用會(huì)計(jì)軟件輸出現(xiàn)金流量表，則需在日常憑證錄入中錄入現(xiàn)金流量表信息。現(xiàn)金流量表也可以根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表分析填列，但準(zhǔn)確度較低。

利用資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表分析合成現(xiàn)金流量表

為應(yīng)付稅務(wù)檢查、投標(biāo)審計(jì)等非常規(guī)性的要求，也可以使用資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表分析合成現(xiàn)金流量表。其方法和步驟是：

1）建立并修改EXCEL報(bào)表模板，

2）在EXCEL模板中錄入資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表數(shù)據(jù)，

3）利用資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表數(shù)據(jù)分析填列現(xiàn)金流量表數(shù)據(jù)，部分公式如下：

銷售商品、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金＝（利潤(rùn)表）主營(yíng)業(yè)務(wù)收入＋應(yīng)交稅金增加凈額（期末－期初）－應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、其他應(yīng)收款增加凈額（期末－期初）＋預(yù)收賬款增加凈額（期末－期初）

購(gòu)買商品、接受勞務(wù)支付的現(xiàn)金＝主營(yíng)業(yè)務(wù)成本＋其他業(yè)務(wù)成本＋存貨增加凈額（期末－期初）＋應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)減少凈額（期初－期末）＋預(yù)付賬款增加凈額（期初－期末）

其它項(xiàng)目，可根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)分析填列或估計(jì)填列。應(yīng)該指出，上述公式只在大的方向上正確、適用，但并不完全正確。

（主表）支付的其他與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的現(xiàn)金和（補(bǔ)充資料）其他，作為調(diào)整平衡項(xiàng)目，負(fù)責(zé)報(bào)表的平衡。

4）檢查報(bào)表勾稽關(guān)系：（主表）現(xiàn)金及現(xiàn)金等價(jià)物凈增加額=（補(bǔ)充資料）現(xiàn)金及現(xiàn)金等價(jià)物凈增加額，（主表）經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量?jī)纛~=（補(bǔ)充資料）經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量?jī)纛~，（補(bǔ)充資料）現(xiàn)金的期末余額=（資產(chǎn)負(fù)債表）貨幣資金期末余額，（補(bǔ)充資料）現(xiàn)金的期初余額=（資產(chǎn)負(fù)債表）貨幣資金期初余額。

六、銀行對(duì)賬、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表

銀行對(duì)賬：出納員應(yīng)定期核對(duì)銀行賬。未設(shè)出納員的企業(yè)，會(huì)計(jì)應(yīng)根據(jù)企業(yè)銀行賬目數(shù)量及自身工作情況，自主安排核對(duì)銀行賬，建議每月對(duì)賬一次，最低限度要求每年對(duì)賬一次。對(duì)賬時(shí)應(yīng)填制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。對(duì)賬找出的錯(cuò)誤應(yīng)記錄下來(lái)并及時(shí)更正，未達(dá)賬項(xiàng)應(yīng)跟蹤記賬。

銀行存款余額調(diào)節(jié)表：企業(yè)在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面余額的基礎(chǔ)上，加上銀行已收、企業(yè)未收數(shù)額，減去銀行已付、企業(yè)未付數(shù)額，從而調(diào)整雙方余額使其一致。